El Código de Conducta vigente en el Grupo Viscofan fue aprobado por el Consejo de Administración en enero de 2022 previo informe favorable de la Comisión de Auditoría a propuesta del Comité de Ética y Cumplimento, sustituyendo al Código de Conducta vigente hasta la fecha.
Viscofan considera que la integridad y transparencia contribuyen de forma directa a conseguir sus objetivos y a gestionar el negocio de forma sostenible. Para garantizarlo cuenta con un sistema de ética y cumplimiento normativo cuyos objetivos son promover en la organización una cultura ética que refuerce su competitividad y sostenibilidad en el largo plazo, la reputación y asegure el cumplimiento del sistema normativo por parte de todos empleados. Este sistema tiene implantados elementos con el fin de Prevenir, Detectar y Responder posibles riesgos con un impacto negativo en el Grupo.
El sistema de prevención tiene como base la normativa interna, compuesta por un Código de Conducta que indica los principios éticos y pautas de comportamiento, complementado por las políticas y procedimientos internos de funcionamiento.
El Código de Conducta contiene un conjunto de principios y pautas de carácter vinculante a cada una de las personas del Grupo Viscofan que guíen las acciones y comportamientos dentro de la compañía y en relación con nuestros accionistas, clientes, proveedores y la sociedad en general, de acuerdo con la ética corporativa de Viscofan, así como las leyes y regulaciones locales, nacionales, e internacionales.
El Código de Conducta vigente en el Grupo Viscofan fue aprobado por el Consejo de Administración en enero de 2022 previo informe favorable de la Comisión de Auditoría a propuesta del Comité de Ética y Cumplimento, sustituyendo al Código de Conducta vigente hasta la fecha.
El Consejo de Administración tiene entre sus funciones velar por la correcta aplicación de este Código de Conducta y para ello cuenta con la colaboración del Comité de Ética y Cumplimiento Normativo que hace la labor de supervisión y seguimiento de su cumplimiento que reporta de forma recurrente a la Comisión de Auditoría.
La normativa interna que regula el funcionamiento de los órganos descritos y que complementa la normativa aplicable con el fin de garantizar un adecuado sistema de gobierno corporativo en el Grupo Viscofan se encuentra disponible, en la página web de la Sociedad dentro del apartado de Gobierno Corporativo, además de las publicaciones e inscripción preceptivas en la página web de la CNMV y en el Registro Mercantil de Navarra, respectivamente.
Dicha normativa interna está compuesta principalmente por la normativa de órganos sociales y las comisiones:
- Estatutos sociales: normas básicas por las que se rigen la sociedad y todos sus órganos. En ellos se encuentran recogidas las principales características y principios de actuación de la Junta General de accionistas, el Consejo de Administración, y sus comisiones.
- Reglamento de la Junta General de Accionistas. principios básicos por los que se debe regir la Junta General de Accionistas en aras de fomentar la transparencia, garantizar los derechos de los accionistas y su acceso a la información de la Sociedad. Regula el funcionamiento de la Junta General de Accionistas en cuanto a su convocatoria, asistencia, celebración, acta y acceso a la información previa y de la propia Junta General por parte de los accionistas.
- Reglamento del Consejo de Administración. determina los principios de actuación del Consejo de Administración, incluyendo un mecanismo de evaluación, las reglas de organización y funcionamiento del mismo, las normas de conducta de sus miembros, los deberes de los consejeros (incluyendo entre otros el deber de evitar conflicto de interés) y los principios generales que han de regir su actuación. Regula también las comisiones existentes en el seno del Consejo de Administración, sus reglas de organización y funcionamiento, su misión y competencias.
- Reglamento de la Comisión de Auditoría y Reglamento de la Comisión de Nombramientos, Retribuciones y Sostenibilidad. establecen el ámbito y funciones de cada Comisión, su composición y funcionamiento, relaciones con órganos de gobierno y otras entidades, así como la posibilidad de solicitar asesoramiento.
- Reglamento Interno de Conducta en Materias Relativas al Mercado de Valores. establece las pautas de comportamiento requeridas para asegurar que las actuaciones institucionales y personales de los consejeros y el personal del Grupo Viscofan se llevan a cabo en estricto cumplimiento de la legalidad vigente para fomentar la transparencia en los mercados y para preservar, en todo momento, el interés de los inversores.
El sistema de cumplimiento normativo del Grupo Viscofan tiene aprobadas políticas de actuación en los siguientes ámbitos:
El Comité de Ética y Cumplimiento Normativo es el órgano encargado de velar y supervisar la adecuada implantación y seguimiento del Sistema de Cumplimiento del Grupo, definido por el Consejo de Administración.
Asimismo, la Comisión de Auditoría supervisa la eficacia y funcionamiento del Comité de Ética y Cumplimiento Normativo y a tal fin recibe información periódica del mismo sobre el cumplimiento del Reglamento Interno de Conducta en materias relativas el Mercado de Valores y el Código de Conducta, y en particular, sobre el canal de denuncias.
A propuesta del Comité de Ética y Cumplimiento Normativo y previo informe de la Comisión de Auditoría, el Consejo de Administración aprueba el Plan de Cumplimiento del Grupo que contiene planes de acción en distintos ámbitos: mejora de la normativa interna, actualización anual del mapa de riesgos de cumplimiento actuaciones, plan de formación, planes de mejora de controles internos.
En relación con los planes de formación se trabaja de forma transversal con el Departamento de Recursos Humanos que además de garantizar la difusión del Código de Conducta, participa en la implementación de los planes anuales de formación de cumplimiento.
Además, en cada una de las sociedades del Grupo existe la figura de Responsable Local de Cumplimiento, que es la persona designada por el Comité de Ética y Cumplimiento Normativo para hacer el seguimiento y la formación continua en el Sistema de Cumplimiento del Grupo de los empleados, mandos y directores a nivel local.
y la normativa de Viscofan, los trabajadores y cualquier persona con interés legítimo pueden acceder al Canal ético-integrity line en la página web de Viscofan en el apartado de Gobierno Corporativo, en la intranet de empleados, o bien a través del correo electrónico.
El canal ético es un elemento clave del sistema y ha sido modificado durante el ejercicio para adaptarlo a la ley 2/2023 de 20 de febrero de 2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Para facilitar la supervisión del cumplimiento de nuestro Código Ético y la normativa de Viscofan, los trabajadores y cualquier persona con interés legítimo pueden acceder al Canal ético en la página web de Viscofan en el apartado de Gobierno Corporativo, en la intranet de empleados, o bien a través del correo electrónico officeofethics @ viscofan.com o correo físico al Comité de Ética en las oficinas centrales de Viscofan (Polígono Industrial Berroa, C/Berroa 15-4ª planta, 31192 Tajonar-Navarra, España), para comunicar cualquier indicio de conducta que consideren un posible riesgo.
El Comité es el órgano responsable de iniciar, de oficio o a petición de un tercero, la investigación sobre hechos o prácticas que puedan suponer un incumplimiento del Código de Conducta y de la normativa vigente en el Grupo Viscofan de la que se pueda originar una situación de riesgo para el mismo.
A lo largo del ejercicio 2023 se han recibido 19 denuncias, 18 de las cuales han sido archivadas, y en 1 ocasión se ha constatado, tras la tramitación del expediente correspondiente, la vulneración de la normativa interna, proponiéndose y adoptándose por los órganos competentes las medidas de corrección necesarias. El Comité de Ética y Cumplimiento Normativo se ha reunido en 9 ocasiones.
Se trata de la primera y una de las más importantes estrategias de prevención de incumplimientos, que permite capacitar a las personas para hacer lo correcto de una forma proactiva.
Sin perjuicio del papel que le compete a nivel corporativo al Comité de Ética y Cumplimiento normativo, como responsable de la gestión del Sistema y de los planes de formación específicos que promueve, dada la importancia de la adaptación a las necesidades y la cultura local de los distintos países en los que opera el Grupo, el papel de los Responsables Locales de Ética y Cumplimiento es fundamental. Son quienes planifican y desarrollan las acciones de formación y comunicación necesarias a nivel local, y contando con el apoyo y seguimiento del Comité de Ética y Cumplimiento.
En este sentido, Viscofan entiende que la formación en derechos humanos es una herramienta fundamental para concienciar a sus empleados en esta materia. El desglose de las horas de formación en esta materia es el siguiente:
| 2023 | 2022 | ||||||
| Formación dedicada a Derechos Humanos | Hombre | Mujer | Total | Hombre | Mujer | Total | |
| Horas de formación | 1.739 | 846 | 2.585 | 2.624 | 915 | 3.539 | |
| % sobre el total de horas de formación | 3,1% | 3,3% | 3,2% | 6,1% | 3,7% | 5,2% | |
Adicionalmente, en 2023 con el objetivo de reforzar la concienciación y conocimiento con el cumplimiento normativo se han realizado formaciones específicas en diversas materias:
• Formación a toda la plantilla en el canal ético.
• Formación a toda la plantilla sobre el Sistema de Cumplimiento Normativo en materias específicas como el conflicto de interés, anticorrupción, adicional de canal ético, y protección de datos personales.
Viscofan tiene que dar respuesta a una demanda creciente y cada vez con más frecuencia, de carácter no financiero (sostenibilidad), asegurando que es veraz y completa.
Tiene como base la Política del sistema de control interno de la información financiera y no financiera aprobada por el Consejo de Administración en 2020 y que requiere que los sistemas de control interno proporcionen un aseguramiento razonable de la fiabilidad de la información financiera y no financiera. Este sistema se basa en las mejores prácticas y estándares internacionales, tomando como base el establecido en el informe COSO, así como el cumplimiento de requisitos legales.
Viscofan tiene que dar respuesta a una demanda creciente y cada vez con más frecuencia, de carácter no financiero (sostenibilidad), asegurando que es veraz y completa. Por este motivo en el ejercicio 2023 Viscofan ha llevado a cabo el diseño y la implementación de un sistema de control interno de información no financiera.
Los sistemas de control de información financiera y no financiera han sido integrados en SAP GRC, un entorno único y que permite automatizar e informatizar el aseguramiento de procesos de información.
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